Kymmenen ideaa ajankäytön tehostamiseen

7.10.2014

      1.     Mieti millaisia asenteita sinulla on ajankäyttöön, tavoitteellisuuteen ja työhösi. Oletko kielteinen vai myönteinen, häviäjä vai voittaja, vain omasta tontista huolehtiva kieltäytyjä ja oman pelin pelaaja vai sitoutunut, kivenhakkaaja vai kirkon rakentaja?

      2.     Mieti millaisia tapoja sinulla on ja mitkä niistä tarvitsevat mahdollisesti päivitystä. Muista ottaa yksi asia kerrallaan muutettavaksi. Kaikkia tapojaan ei kannata yrittää muuttaa kerralla paremmiksi.

      3.     Mieti millaisissa asioissa voisit kehittää toimintatapojasi tehtäväkeskeisyydestä tavoitekeskeisyyteen. Tee tavoitteiden asettamisesta ja niiden saavuttamisesta elämäntapa. Näin tiedät aina mihin pyrit ja voit paremmin löytää ne asiat, jotka auttavat sinua tavoitteidesi ja tulostesi saavuttamisessa niin työssä kuin vapaa-ajallakin. Toimivat tavoitteet ovat aikaan sidottuja, tarkkoja, realistisia, innostavia, kirjallisia, tyydytystä tuottavia ja päätöksen teossa auttavia.

      4.     Mieti, mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä elämäsi eri osa-alueilla: perhe, ura, sosiaalinen elämä, taloudellinen vakavaraisuus, terveys, henkilökohtainen kehitys, vapaa-aika ja hengellinen elämä.

      5.     Mieti tehtävillesi tärkeysjärjestys. 80/20 sääntö pätee ajanhallinnassakin. Tehtävistäsi 20% tuo 80% tuloksestasi ja 80%tehtävistäsi tuo vain 20 %tuloksestasi. Mieti mitkä tehtäväsi ovat turhia ja tarkenna toimenkuvasi yhdessä esimiehesi kanssa tavoitteitasi vastaamaan. Vastuualueesi selkiytyvät.

      6.     Tarkista liikunta ja ruokailutottumuksesi. Kun ne ovat kunnossa stressinhallintakin helpottuu.

      7.     Mindfulness -harjoitukset auttavat sinua tarkkailemaan itseäsi ja tunnistamaan omat reaktiosi stressaaviin tilanteisiin ja käyttäytymisesi stressaantuneena. Kun tunnet itsesi riittävän hyvin, tee toimintasuunnitelma stressaavien tilanteiden varalle. Opettele esimerkiksi hengittämään syvään samalla kehosi rentouttaen ennen stressaavaa tapahtumaa.

      8.     Käytä kalenteria. Seuraa omaa ajankäyttöäsi merkitsemällä kalenteriin kaikki, mitä, miksi ja milloin teet työssäsi seuraavan kahden viikon aikana 15-30 minuutin tarkkuudella. Älä kritisoi mitään tekemisiäsi niitä kirjatessasi. Kahden viikon jälkeen voit verrata kalenteriasi vastuualueeseesi ja tavoitteisiisi. Mieti tuliko tehtyä oikeita asioita? Mitä voisi tehdä jatkossa paremmin tavoitteiden saavuttamiseksi? Varaa kalenteriin aikaa myös keskittymistä vaativille tehtäville, jolloin ilmoitat kollegoillesi tarvitsevasi keskeytyksetöntä aikaa esimerkiksi raportoinnille.

      9.     Suunnittele tehtäväsi: Määritä tavoitteet ja haluamasi tulokset. Mieti mitä sinun on tehtävä sen saavuttaaksesi. Mieti liittyvätkö tehtävät vastuualueeseesi. Mikä on tehtäviesi tärkeysjärjestys. Kuinka paljon aikaa tarvitset yksittäisten tehtävien suorittamiseen ja mikä on kokonaisaikataulu? Paljonko voit joustaa odottamattomien tehtävien ilmaantuessa? Jätä odottamille tehtäville aikaa kalenteriisi. Käytä tehtävälistoja apunasi työpäiviäsi suunnitellessasi ja sido tehtäväsi aikaan. Vuosi-, kuukausi-, viikko- ja päiväsuunnittelu on hyvä perusta sille mitä teet juuri nyt. Aikomuksesi muuttuvat teoiksi ja teot halutuiksi tuloksiksi.

      10. Tunnista aikavarkaat ja minimoi keskeytykset niiltä osin kuin se on mahdollista. Siivoa työpöytäsi ja tee itsellesi arkisto, josta pidät käsillä vain päivän aikana käsittelemisiisi asioihin liittyviä papereita. Heitä turhat paperit pois.

Thomas Edison on sanonut: ”Luovuus on 99% hikoilua ja 1% inspiraatiota” . Tehokas ajankäyttö ei estä luovuuttasi ja spontaanisuuttasi toimimasta vaan se saattaa jopa edistää sitä. Lenkkeillessäsi tai vapaa-ajan harrastuksissasi mieleesi saattaa nousta entistä mahtavampia ideoita, joiden avulla viet elämääsi entistä paremmin haluamaasi suuntaan. Tavoitteesi voi olla laiskottelu sohvalla televisiota katsellen olutpullo tai viinilasi kädessä. Jos kuitenkin haluat elämältäsi jotain muuta, niin nouse ylös, tee tehokas ajankäytön suunnitelma ja täytä aikasi itsellesi merkityksellisimmillä ja innostavimmilla asioilla niin töissä kuin vapaa-ajallasikin. Valitse itsellesi enintään 10 tärkeintä asiaa, joita lähdet toteuttamaan työssäsi ja elämässäsi yleensä. Ole valmis tekemään niiden eteen työtä ja elä haluamaasi elämää. 

Menestystä päivääsi!

Valmentajasi

TrainEtta

www.energiaetta.com

harriet.realetta@gmail.com